10. GESTIONAR (mejor) EL TIEMPO

💡 El tiempo es tu activo más preciado y como me dijo mi amiga Trini una vez, el tiempo es tu mayor salario. No pude estar más de acuerdo con ella. De hecho sentirlo así me atravesó el pecho. Hoy quiero contarte las cosas que aprendí para sentirme más en control de mi tiempo, y que espero puedan servirte de inspiración para manejar el tuyo.

¿Cuantas veces te has escuchado a ti mismo diciendo esto?

- Me encantaría, pero... ¡no tengo tiempo!

Nos pasamos el día haciendo mil cosas, completamente ocupados pero con la sensación de que siempre nos falta tiempo para hacer aquello que REALMENTE queremos.

¿Porque a algunas personas parece que les alcanza el tiempo si todos contamos con las mismas horas al día?. ¿Qué super poderes han desarrollado?. El manejo del tiempo es una habilidad con la que no nacemos, sin embargo, puede entrenarse. Si tienes la sensación de que no llegas a todo, quédate y sigue leyendo. Hoy te traigo 10 acciones que podemos hacer para sentir que HAY tiempo y sentirnos en control. Prepárate para desacelerar.

¿Empezamos?

10 ACCIONES para tener tiempo y sentirnos en control

1. CLARIDAD antes de EMPEZAR

Antes de empezar es importante identificar qué es aquello que queremos verdaderamente hacer y para lo que sentimos que nos falta tiempo. ¿Que es importante para mi? ¿Quiero más tiempo para hacer deporte? ¿para escribir? ¿para cocinar? ¿para tocar un instrumento? ¿para pasar más tiempo de calidad con mi familia? ¿para tener más vida social? ¿para hacer esa formación que me apetece y siempre postergo? ¿para sacar adelante un proyecto?. IDENTIFICALO claramente. Es importante tener el fin en mente.

👉🏻 ejercicio:

Haz un listado de todas esas cosas a las que deseas hacerle espacio y porque motivo.

2 .REVISA LO QUE ESTÁS HACIENDO ACTUALMENTE

¿Pintarías tu casa sin retirar los muebles?. Mmmm, podrías… pero realmente sería un poco chapucero. A la que muevas algo de sitio no va a funcionar. Si queremos dedicar más tiempo a algo que verdaderamente queremos es importante identificar en que andamos metidos y donde invertimos nuestro tiempo. Antes de dejar entrar algo hay que hacerle espacio. Y aquí vendrá el tomar una serie de decisiones entre ellas SOLTAR y dejar ir… (y esto, no siempre será fácil pero es necesario: soltando te despides de todo aquello que es un no, y te reafirmas en lo que es un sí para ti).

👉🏻 ejercicio:

Audita tu tiempo. Haz una lista de todas las actividades que haces durante tu semana y el tiempo que te ocupa cada una de ellas.

3. HAZ un DETOX: toma acción

Con esa lista identificada de todas las actividades que haces y el tiempo que ocupan, hazte una serie de preguntas: ¿todo te interesa? ¿estas actividades o tareas te alejan o te acercan a la persona que quieres ser? ¿estan alineadas con tus valores? ¿te importan? ¿Todo lo tienes que hacer tú? ¿son responsabilidades o obligaciones? ¿cobras por ello? ¿le tienes que dedicar tanto tiempo? ¿podrías hacerlo de algún otro modo? ¿Donde detectas que se va más tu tiempo? ¿hay algo que identificas que ya no quieres hacer? ¿podrías eliminarlo?.

A mi me voló la cabeza el dia que hice este ejercicio con Carolina Ayerbe. Ella fue mi mentora en temas de manejo del tiempo y de la que aprendí muchísimo. Este DETOX fue parte de un ejercicio en profundidad que hice dentro de su programa “Haz menos, logra más”, y que fue sumamente potente, ya que tenemos una cierta idea de donde invertimos el tiempo pero no somos conscientes del dibujo completo. En mi caso, auditando mi tiempo, ví que yo me pasaba cerca de 15 horas a las semana en la cocina (entre la comida, cena y recoger). ¡Al mes son 60 horas!. ¡Demasiadas! pensé. ¿De donde podía eliminar o recortar? En mi caso claramente ví que esa actividad podía organizarla de otro modo y optimizar el tiempo. Empecé a hacer batchcooking (que es cocinar de una tanda toda la comida para la semana), y eso hizo que redujera el tiempo de cocina a 4 horas en vez de 15 a la semana. Al mes pasé de dedicar 60 horas a tan solo 16 en la cocina.

De repente en el mes, había ganado una semana laboral de tiempo (aún flipo).

👉🏻 ejercicio

Es hora de tomar decisiones, sacar la katana y ponerte a recortar cabezas cual Uma Thurman en Kill Bill. A esa lista de actividades que haces durante la semana y que hiciste en el ejercicio anterior, añádele 4 columnas y marca con un cruz a que columna pertenece. Visualizar esto te ayudará a empezar a tomar decisiones.

• MANTENERLA (sigo con la actividad)

• DELEGARLA (¿la puede hacer otra persona?)

• ELIMINARLA (no la sigo haciendo, o al menos no por ahora)

• AJUSTARLA (¿puedo reducir su tiempo o hacerlo de otro modo para ser más eficiente?)

¿Como luce ahora esa lista?

👉🏻 TIP EXTRA: Cuando hagas estos ajustes, observa si hay actividades que pueden agruparse para optimizar el tiempo. Por ejemplo si tienes que hacer llamadas, revisar mails, o hacer gestiones fuera de casa hazlas todas en un mismo momento. Trabajar por bloques es más efectivo que estar cambiando de actividades constantemente. Así ahorras tiempo y desgaste mental.

Estos 3 primeros pasos son de los más importantes.

Pero después de ellos, aún hay más estrategias que podemos seguir aplicando.

4. LIMITA TU TIEMPO (asigna un tiempo a tus tareas)

Otra de las cosas que ayuda enormemente en la gestión del tiempo es asignar un tiempo a tus tareas y actividades.

¿Conoces la ley de Parkinson?. Esta ley dice que la tarea va a durar el tiempo que tú te hayas marcado en hacerla. Si decides que tardarás dos semanas en acabar un proyecto, tardarás dos semanas, si dices una, entonces será una. ¿Te ha pasado tener un día entero para hacer cosas y que al final de la jornada realmente pasó el día y no hiciste tanto?. A veces cuando tenemos tanto tiempo disponible, sin estructura, simplemente lo perdemos. Nada nos apremia.

Marcarse un tiempo (adecuado) para hacer las tareas y establecer una fecha límite ayuda a procastinar menos y enfocarnos más en lo que hacemos.

👉🏻 TIP EXTRA. Para un mayor foco puedes usar la técnica pomodoro. Esta técnica consiste en enfocarte en lo que estás haciendo a través de bloques de trabajo de 20/30 minutos con un mini descanso de 5 minutos entre ellos. Cuando acabamos un ciclo (4 pomodoros) el descanso es un poco mayor, de 15 minutos. Luego podemos volver a la carga con otro ciclo.

5. SUSTITUYE ACTIVIDADES (un mal hábito por un buen hábito)

Si queremos dejar de hacer algo (normalmente un mal hábito que deseamos eliminar o reducir), funcionará mejor si sustituimos una actividad por otra. Esto es algo de lo que habla James Clear en su libro Hábitos Atómicos. Si en esa lista identificaste actividades que quieres eliminar o dedicarle menos tiempo por ejemplo a redes sociales y tiempo de uso del teléfono, se trataría de ocupar ese tiempo con otra actividad que se desee incorporar. De esa manera vamos ganando espacio para la actividad que queremos realizar y a la par bloqueamos la tentación de ese mal hábito que no queremos continuar haciendo porque no le dejamos espacio.

👉🏻  La clave es identificar qué queremos incorporar (por ejemplo: leer por la noche) y sustituirlo por algo que ya hacemos y que queremos dejar de hacer (por ejemplo: ver Netflix).

6. CAMBIA TU MIRADA

Cuando ya hemos eliminado actividades o ajustado su tiempo, también es interesante hacer un cambio de enfoque. Si cambiamos nuestra mirada podemos encontrar nuevas soluciones creativas.

Te pongo un ejemplo personal:

Yo me pasaba dos horas cada día en el trayecto para ir a trabajar. Eran dos horas que yo sentía perdidas. ¿Que hacía yo durante ese tiempo?. A veces nada, miraba cosas random en el móvil, dormía en el vagón… me quejaba mucho y llegaba muchas veces de mal humor al trabajo. Hasta que un día me hice la pregunta de otro modo: ¿Que puedo hacer que me aporte valor durante los trayectos de tren? ¿Como puedo dejar de quejarme?. Al empezar a identificar lo que quería hacer (leer más y aprender sobre temas que me llamaban la atención), vi que eran actividades que podía hacer perfectamente en el tren de forma intencional. De repente se invirtió la balanza. Ya no “perdía” dos horas de trayecto diarias en mi vida, si no que “ganaba” dos horas de lectura y aprendizaje cada día. La situación objetivamente era la misma (la distancia al trabajo y los retrasos de Renfe eran los que eran) pero empezó a sentirse muy diferente. Y también llegaba de mejor humor a la oficina.

👉🏻  TIP: Para lograr este cambio me facilité el trabajo. Llevaba siempre un libro en la mochila y me hice listas en YouTube y Spotify con el contenido de aprendizaje que quería consumir. Así no perdía tiempo buscando que consumir ni me dejaba atrapar por el agujero negro de internet o las redes. El tener esas listas también me hacía sencillo dirigir allí el contenido que iba encontrando y que quería revisar más adelante. Así siempre había algo interesante esperándome, siempre había material de aprendizaje.

7. NO MENOSPRECIES EL PODER DE 10 MINUTOS

Si solo tienes 10 minutos empieza por ahí.

No esperes a tener más tiempo para hacer algo. 10 minutos son buenos para meditar, leer, tocar la guitarra o hacer estiramientos. Aunque parezca que es poco. Todo es empezar. Poco a poco podrá ir expandiéndose ese tiempo, cuando empieces a sentir el bienestar que te aporta.

Empezar de 0 a 100 es complicado. Mucho esfuerzo no funciona. Es disruptivo.

Pero todos tenemos 10 minutos. Empieza por ahí.

8. AGÉNDALO - márcate un plan (¡y cúmplelo!)

Aquello que hemos identificado que es importante para nosotros y que queremos hacer, AGENDALO. Crea una cita y BLOQUEALO en tu calendario. Igual que no faltarías a una cita médica, no faltas a una cita contigo. Si las cosas que queremos hacer no están en la agenda del día lo más probable es que no las hagamos. Las horas del día se irán en otras cosas. Así que, BLOQUEA el tiempo para ti, es importante.

9. MINIMALISMO aplicado a la gestión del tiempo

En este post ya hablamos de minimalismo (te invito a echarle un ojo). Si ya hemos hecho varios de los pasos anteriores se trataría de mantener la estabilidad que ahora tenemos.

👉🏻 Una de las reglas minimalistas es que una vez has conseguido llegar a un número de cosas con el que te sientes cómodo se trata de mantenerlo. Podemos hacer una limpieza y una purga tremenda pero si no cambiamos los hábitos al cabo de un tiempo nuestra casa volverá a estar igual de saturada. Para evitar esto los minimalistas tienen una regla: “si entra una cosa, se va otra” (para los radicales si entra una cosa se van dos).

Esta regla lo que hace es ponerte en situación de detenerte primero y plantearte si realmente necesitas eso estás apunto de adquirir. Con nuestro tiempo sería lo mismo.

Después de haber hecho todo ese DETOX de actividades y compromisos, cuando tengas una nueva propuesta delante, detente primero y pregúntate: ¿esto me lleva al lugar que quiero? ¿me aporta? ¿va acorde a mis valores y la persona que quiero ser?. Si no es un «claro que sí» no entra en mi vida. Si es un «claro que sí», ¡adelante!. Simplemente toma antes un tiempo de reflexión para ver como le vas a hacer espacio a esa nueva actividad o compromiso.

10. TEN EN CUENTA TUS CICLOS DE ENERGIA

¿Has detectado cuando es más alta tu energía?.

¿Por la mañana, a la tarde, a primera hora?. Identifica cuando tienes tu energía más alta y trata de poner allí las tareas que demandan más de ti y deja las tareas más mecánicas y rutinarias para cuando tu energía decae.

Piensa del mismo modo cuando ordenas y planificas la semana. ¿Tu energía es más alta al principio o al final de la semana?. Acompasar y distribuir las actividades pensando en como funcionamos energéticamente es un concepto muy interesante. Observa si hay cosas que cuadrarían (y tendría más sentido) hacerlas en un momento u otro.

Del mismo modo, si hay algún día de la semana que es más tedioso o complejo igual puedes compensarlo de alguna forma realizando ese día, intencionalmente, alguna actividad que sirva para reconfortarte.

Con estas claves es como se puede empezar a hacer espacio a las cosas que verdaderamente nos importan, viendo donde se nos escapan las horas, como optimizarlas y empezando a soltar y eliminar lo que no queremos ni aporta. No hay prisa. Simplemente empieza a quitar ruido a tu vida, para escuchar y hacerle espacio a las melodías que susurra tu alma. No se trata de hacer más, si no de hacer menos, de simplificar… El objetivo es ir inclinando la balanza del tiempo a favor de las cosas que nos importan y nos aportan (que al fin y al cabo es de lo que trata este viaje).

Dime si conocías estas claves o si tienes alguna otra para poder ampliar la lista.

¡Te leo! 🖤